业务单、证、手册管理规定

为加强公司的业务单、证、手册管理，保证有关业务的顺利开展，本着简便高效、安全、稳妥的原则，特制订本规定。□  合同文本、合同及资金使用审批单第一条  严禁盖发空白合同文本，如因情况特殊，确需盖发，合同监察员应将合同编号登记，并按合同的管理规定程序审批。事后，应将剩余空白合同及时核销。第二条  各单位应备有合同登记本，由合同管理人员分门别类地将每一份合同的发生情况予以登记，并存有一份合同正本，便于查询和统计。第三条  严格执行合同审批制度。签订合同前，业务人员应根据对内外合同情况，填妥合同标准文本及《合同及资金使用审批表》一式三份，按制度送有关主管领导审批。审批后，审批单连同合同正本一份，交业务管理部门保存备查，业务部门保存一份，供资金使用时申请付款用，另一份交财务部备查复核。□  进出口货物许可证第四条  凡需许可证进行进出口报关的，必须在合同签订前征得业管部的同意后方可签订合同。待货物报关后，将许可证交回总公司业务管理部存档备查。□  有关海关手册第五条  因来料加工、来件装配、补偿贸易、进料加工或企业成立时免税进口等设备而办理了海关手册的，海关手册应交所在单位的合同管理人员保管，不得遗失。各单位领导对海关手册应予充分重视，如管理手册的管理人员变动时，必须将手册及时移交。第六条  “三来一补”项目应该在海关核发手册时同时签发的《加工贸易企业合同情况记录簿》(由公司业务管理部门保存)规定的有效期内完成。如果项目不能及时完成，应该在上述记录簿的有效期内凭记录簿、合同、项目延期协议书、海关手册到海关办理延期手续。第七条  凭海关手册进料，进件，不得超过海关手册中核定的进料、进件数量。如需超过，需事先报经原海关审核部门批准。第八条  办理了海关手册的业务项目，进出口时必须凭海关手册报关，不得转为一般贸易报关出口。保税进口物资，确因特殊原因需在国内销售时，应经分管副总裁批准，并报原审批海关同意补办有关手续后方可进行。第九条  加工完成的货物出口后第二个工作日，业务部门应及时填妥《加工贸易进出口货物合同销案表》一式三份，连同报关单、合同、海关手册及记录簿到核发手册的海关有关部门办理核销手续，不得延误。因工作延误所造成的一切后果，由业务经办人员和部门经理负责。销案后的回执联，应交手册保管人员存档备查。□  商检证及放行单第十条  放行单的抬头：业务部门在合同成交后，已通过公司申办了审批证或许可证的，放行单的抬头应为“××公司”。第十一条  商检证及放行单的货名、数量应与实际成交合同及许可证的货名、数量和合同号完全一致。业务承办人员在取得商检证及放行单后，应与合同仔细核对，严防发生差错，影响报关出货。□  信用证审证记录及证下货物出口第十二条  通知银行将信用证发到本公司后，均应由业务管理部审证并填妥《信用证审证记录及证下货物出口报关审批表》的审证记录部分。根据出货批数一式数份，由业务管理部存两份，其余交业务部门，业务部门借以要求客户修改信用证，并按信用证要求执行。第十三条  每批货物出口报关前，业务人员应将上述审批表一联交业务管理部根据出货情况审批。业务管理部根据信用证要求及单据缮制和获得情况，签批是否出货的意见。第十四条  证下要求的客户单据，或我方要求改证的，业务部门应保证在出货当日前获得，由业务管理部进行审核。单据不符的，不予出货。第十五条  证下如需产地证、普惠制证书等由有关机关签发的证书，业务部应在出货日以前，将有关出货详细资料提供给业务管理部，以便尽早制作，及时联系签发。业务部门在托运货物后获得的提单，应即时与信用证核对，发现有误应及时要求修正并及时将提单交业务管理部。□  商品调拨单及出口收汇核销单第十六条  业务部门应在出货前凭业务管理部签批了“同意出货”的《审证记录及证下货物进出口报关审批表》或凭已经验证的本票、汇票，通过财务部门开具商品调拨单。第十七条  业务管理部凭商品调拨单核发《出口收汇核销单》，并通知报关人员报关出货。第十八条  《出口收汇核销单》应妥善保管，不得遗失。出货以后，报关员应及时将出口收汇核销单交给该核销单的专职核销人员，并办好交接手续。第十九条  核销单专职核销员应该在外汇管理部门规定的期限内，办完核销手续。□  报 关 单第二十条  货物出口后，报关人员应将报关单的退税联及时办妥并送交退税办理人员，办好交接签收手续。在办理退税联过程中，应将退税联妥善保管，不得遗失。第二十一条  每批货物出口后，报关员应存有一份报关单或报关单的复印件SC按月造册，以备查证。第二十二条  报关单的填列必须与实际进出口货物情况完全一致，并不超过货物进出口许可证规定的数量、金额及运输方式等，也应该与许可证完全一致，特殊情况需特殊处理的，需经业务管理部门经理审批同意，否则，报关中所发生的问题，由有关业务人员负责。为加强本公司系统各投资项目的档案管理，特制订本管理办法。第一条  “投资项目”是指：(一)  因本公司参与投资或合作而产生的盈利性建筑工程；(二)  因本公司参与投资或合作而设立的生产经营性企业。第二条  建筑工程的各种文件资料由房地产开发公司负责建档和保管，生产经营性企业的文件资料由公司总部执委会投资发展室负责建档和保管。以下各条规定均指第二类投资项目文件资料的管理。第三条  全部档案按类、目划分归纳，根据公司档案现状，设以下四类档案，并将各项目本身作为目：(一)  全资投资项目类；(二)  合资合作投资项目类；(三)  内地投资项目类；(四)  境外投资项目类。第四条  全资投资项目档案包括的必要文件是：(一)  新上项目预报表和可行性分析报告；(二)  给政府的请求报告和政府批文；(三)  企业章程和董事会决议；(四)  总公司的法人营业执照和工商局批复；(五)  资信证明或资金来源证明；(六)  产权变更有关文件、材料；(七)  项目实际投资金额证明材料；(八)  历年经营业绩。第五条  合资合作投资项目档案包括的文件是：(一)  新上项目预报表和合资企业可行性分析报告；(二)  外商投资企业名称使用证和各方股东的政府批文；(三)  给政府的申请报告和政府批文；(四)  合资企业合同书；(五)  合资企业章程和董事会决议；(六)  合资各方企业法人营业执照和各方法定代表人证明书；(七)  合资各方资信证明或资金来源证明；(八)  各方(中方)主管单位意见；(九)  合资各方委派的董事名单；(十)  进口设备、办公用品清单；(十一)  工商行政管理局批文和工商行政管理局营业执照；(十二)  产权、股权变更有关文件、材料；(十三)  项目实际投资金额证明材料；(十四)  历年经营业绩。第六条  内地投资项目包括的必要文件是：(一)  给政府经济协作办公室的申请报告；(二)  企业去内地兴办工商企业的章程；(三)  合资、合作的联营合同或合资意向书；(四)  企业成立或变更时的政府批文；(五)  企业法人营业执照副本的复印件；(六)  派出负责人的法人授权委托证明书；(七)  会计师事务所的验资报告；(八)  当年或上一年度的财务决算表复印件；(九)  银行开具的资信证明；(十)  企业已经在内地投资的经营效益情况；(十一)  政府主管部门批文；(十二)  工商局批文；(十三)  外出兴办企业当地政府的批文；(十四)  外出兴办企业当地工商局批文；(十五)  外出兴办企业工农业执照复印件；(十六)  项目实际投资金额证明材料；(十七)  历年经营业绩。第七条  境外投资项目档案包括的必要文件是：(一)  给外汇管理局及经发局的申请报告；(二)  可行性研究报告；(三)  海外公司合同、章程；(四)  投资方的政府批文、营业执照及法定代表人证明书；(五)  投资方资信证明、创汇证明、资产负债表及历年经营业绩；(六)  外派管理局关于项目投资风险及外汇来源的书面审查材料；(七)  政府主管部门征询我驻外使领馆意见的函；  (八)  政府主管部门同意成立海外公司的批文；(九)  海外公司在投资国的注册登记证明；(十)  项目实际投资金额证明材料；第八条  项目档案的收集和保管(一)  投资发展部设建档员负责项目档案的收集整理，总公司各下属公司应认真配合其工作，主动、及时地将项目档案整理上交投资发展部，投资发展部建档后将档案原件移交总经理办公室，并保留二套完整复印件；(二)  各项目负责人将项目文件交给建档员时，建档员应及时登记文件交付日期、名称、原件或复件、交付人，并由文件交付人签字认可；(三)  文件登记后由投资发展部经理或执委会主任签字，按性质进行编号、归档；(四)  项目档案保管期(原件和复印件)一般为永久保存。第九条  项目档案的查阅(一)  总公司人员因工作需要查阅或借用项目档案时，在投资发展部办理相应的查阅或借用手续；(二)  集团内各单位因公需要查阅项目档案时，须出具本单位领导的批准证明。经执委会主任或投资发展部经理同意后，方能由建档员接待查阅；(三)  外单位人员因公需要查阅项目档案时，应持有单位介绍信，经执委会主任同意后，方能由建档员接待查阅，并由建档员详细登记查阅项目档案人的工作单位、查阅档案名称及查阅理由；(四)  项目档案一般不得带出档案室外，如有特殊情况，需带出室外或复制时，必须经执委主任批准，由建档员详细登记，借用人签名后才可外借，并限期归还；(五)  查阅人违反借阅规定时，建档员有权对其提出批评以至停止其借阅。第十条  所有资料均应放人有锁的柜子里，钥匙由建档员专人保管，建档员因工作失职，使文件丢失或损毁，应追究其责任。第十一条  由于建档员的变动或机构的改变等，项目档案需要移交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。第一章 总则第一条 为推动本公司会计电算化发展，规范会计电算工作，按照财政局的有关要求，特制定本制度。第二条 本办法适用范围：本公司。第三条 会计电算化管理内容包括岗位设置、发展规划、建立信息系统、制定管理制度、人员培训和推广等。公司负责管理工作，各单位负责具体实施工作。第二章 岗位设置及职责第四条 各单位应根据工作及人员情况，设专职或兼职人员负责会计电算化工作，定岗定员，保持相对稳定。第五条 电算专管员必须精通财会业务，并且负责以下工作：一、制定本单位会计电算化管理办法；二、监督会计电算化有关管理制度的执行情况；三、对财会软件进行日常维护；四、保证计算机软件和硬件的财产安全；五、控制会计软件的运行；六、对操作人员进行日常管理；七、负责财会软件的学习、应用和推广；八、负责组织系统内操作人员的培训工作。第六条 各单位必须对操作人员的上机、密码和使用权限进行严格管理，建立相应的操作管理制度。与会计业务无关人员，没有经过上机培训人员不得作为操作人员。第七条 操作人员应严格按照操作规范使用计算机和财会软件，发现问题及时上报，不得自行修改。第八条 操作人员的密码应当严格保密；更换操作人员或密码泄密后，必须及时更改密码。第九条操作人员如果离开工作现场，必须在离开前退出财会程序，防止其他人员越权操作。第三章 电算记账的规则第十条 严格按照财务制度、会计制度和软件程序，以及总公司的有关统一规定，进行业务处理。第十一条 总公司对财会软件的使用实行统一管理，未经总公司同意，各单位不得随意使用其他财会软件。第十二条 总公司负责设置一、二级会计科目。二、三级科目各单位可根据具体情况增设。第十三条 为确保电算记账准确、高效，记账过程中实行三审制，即事前审核、事中审核、事后审核。第十四条 记账凭证原则上由手工填制，如果据以填制记账凭证的原始凭证已输入计算机或可从机内现有账簿中计算生成记账凭证所需数据，记账凭证方可由计算机打印输出，代替手工记账凭证；这时须由操作员、复核员、主管员共同签章，并按规定装订成册，做为会计档案保存。第十五条 出纳人员、程序设计人员不得兼任凭证录入工作。第十六条 已输入总账、明细账的数据，如有差错，均须另编补充凭证或负数冲正凭证，重新输入；如原始凭证是正确的，操作员输入错误应在输入的更正凭证中注明实际输入数据的更正内容，包括原始的日期、编号及错误原因。第十七条 存在计算机软盘或硬盘内的各种账册，在未打印成文本输出之前，应视同会计档案妥善保存，并应留有副本。