应收票据、应收帐款处理准则
2011-09-26 来源：互联网 人气()
第一条 为确保公司权益，减少坏帐损失，依国内营业处理办法第六条的规定，特订定本准则，以资遵行。第二条 各营业部门应依国内营业处理办法第四条的规定办妥客户征信调查，并随时侦查客户信用的变化(可利用机会通过A客户调查B客户的信用情形)，签注于征信调查表相关栏内。但政府机关，公营事业，信用良好的民营大企业及机会性的小金额或现金交易客户应不受此限。第三条 营业部门，至迟应于出货日起30日内收款，惟不绣钢及特殊钢因限于同业习惯，应于55天内收款。如超过上列期限者，总管理处即依查得资料，就其未收款项详细列表通告各营业部门主管核阅以督促加强催收。如超过60天尚未收回其金额在5万元以上者，营业部门应即填列应收帐款未收报告表送总管理处参考办理。但政府机关，公营事业及民营大企业等订有其内部付款程序者，得依其规定。第四条 赊售货品收受支票时，应注意下列事项：1.注意发票人有无权限签发支票。2.非该商号或本人签发的支票，应要求交付支票人背书。3.注意查明支票有效的绝对必要记载事项，如文字、金额、到期日、发票人盖章等是否齐全。4.注意所收支票帐号号码越少表示与该银行往来期间越长，信用较为可靠(可直接向付款银行查明或请财务部协办)。5.注意所收支票帐户与银行往来的期间、金额、退票纪录情形(可直接向付款银行查明或请财务部协办)。6.支票上文字有否涂改、涂销或变造。7.注意支票记载何处不能修改(如大写金额)可更改者是否于更改处加盖原印鉴章，如有背书人时应同时盖章。8.注意支票上的文字记载(如禁止背书转让字样)。9.注意支票是否已逾到期日一年(逾期一年失效)，如有背书人，应注意支票提示期日是否超过第6条的规定。10.尽量利用机会通过A客户注意B户支票(或客票)的信用。第五条 本公司收受的支票提示付款期限，至迟应于到期日后6日内办理。第六条 本公司收受的支票“到期日”与“兑现日”的计算如下：1.本埠支票到期日当日兑现。2.近郊到期日2日内兑现。第七条 所收支票已缴交者，如退票或因客户存款不足，或其他因素，要求退回兑现或换票时，营业单位应填具票据撤回申请书经部门主管签准后，送总管理处办理，营业部门取回原支票后，送总管理处办理，营业部门取回原支票后，必须先向客户取得相当于原支票金额的现金或担保品，或新开支票，始将原支票交付，但仍须依上列规定办理。第八条 应收帐款发生折让时，应填具折让证明单，并呈主管批准后始得办理(如急需时得先行以电话取得主管的同意，而后补办)，或遇有销货退回时，应于出货日起60天内将交寄货运收据及原始统一发票取回，送交会计人办理(如不能取回时，应向客户取得销货退回证明)，其折让或退回部分，应设销货折让及销货退回科目表示，不得直接由销货收入项下减除。第九条 财务部门接到银行通知客户退票时，应即转告营业部门，营业部门对于退票，无法换回现金或新票时，应即寄发存证信函通知发票人及背书人，并迅速拟订善策处理，并由营业部门填送呆帐(退票)处理报告表，随附支票正本(副本留营业部门供备忘催办)及退票理由单，径送总管理处依法办理。第十条 营业部门对退票声诉案件送请总管理处办理时应即提供下列资料：1.发票人及背书人户籍所在地(先以电话告知财务部)。2.发票人及背书人财产(土地应注明所有权人、地段、地号、面积、持分、设定抵押。建物〈土地改良物〉)应注意所有权人、建号、建坪持分、设定抵押。其他财产应注明名称，存放地点、现值等。3.其他投资事业。第十一条 总管理处接到呆帐(退票)处理报告表，经呈准后2日内应依法申诉，并随时将处理情形通知各有关单位。第十二条 上列债权确认无法收回时，应专案列表送总管理处，并附原呆帐(退票)处理报告表存根联及税捐机关认可的合法凭证(如法院裁定书，或当地警察证明文件，或邮政信函等)呈总管理处总经理核准后，始碍冲销应收帐款。第十三条 依法申诉而无法收回债权部分，应取得法院债权凭证，交财务部列册保管，倘事后发现债务人(利益偿还请求权时效为15年内)有偿还能力时，应依上列有关规定申请法院执行。第十四条 本公司营业人员不依本准则的各项规定办理或有勾结行为，致使本公司权益蒙受损失者，依人事管理规则议处，情节重大者移送法办。第十五条 本准则经呈准后公布实施，修订时亦同。□ 账单的分发1.储运部管制组依业务人员Zone整理账单，定期汇集编制账单清表一式三份，将账单清表二份连同账单寄交业务人员签收。2.业务人员收到帐单清表时，一份自行留存，另一份应迅速签还储运部管制组，如发现有不属本身的账单，应立即以挂号寄回。3.客户要求寄存账单时，应填写“寄存账单证明单”一份，详列笔数金额等交由客户签认，收款时才交还予客户，如因寄存账单未取得客户签认致不能收款时，由业务人员负责赔偿。4.收到公司寄来的账单后，于访问时如未能立即收款，则应取得客户对账单的签认，若未能取得客户的签认，则应迅速于寄发日起3个月内向储运部申请取得邮局包裹追踪执据，俾凭收款，否则逾期不办致无法收取货款时，由业务人员负责赔偿。□ 收款的处理程序1.业务人员于每日收到货款时应于当日填写Collection Report一式四份(一份自留，三份寄交公司会计部出纳科)。2.市内者直接将现金或支票连同Collection Report第一、二、三联亲交出纳并取得签认。3.外埠地区者应将现金部分填写后将送款单或邮政划拨储金通知单存入附近银行分行或邮局。次日上午将支票，银行送款存根或邮政划拨单存根用回纹针别于Collection Report第一、二、三联，以挂号寄交会计部出纳科。业务人员应将挂号收执贴于自存的Collection Report左下角备查。□ Collection Report的填写。第一栏：Customer No.客户号码。第二栏：Customer Name客户名称第三栏：Invoice No.填发票附单号码，若系自己先行开发票且尚未打出发票附单而已经收款者，请填写发票号码，若系收回退票款项时，请填写“退票通知书”的编号。Date 账单开立日期Amount 销货金额第四栏：Amount Collected 收款金额Cash所收现金金额Check 票据Amount 所收票据金额Mat·Date 所收票据的兑现日期(3)Sort 所收票据出票人为客户本人者填“S”，属客票者填“T”。Bank Name所收票据兑付机关名称地点。Bank A/C No. 支票上的银行帐号。※注：如因附单号码及客户号码缺填或误填，以至冲不到账，无法找出应有的销货日期以计算成绩时，不予计算收款成绩。□ 收款票期的规定1.依产品各类及客户的区别规定如下：(1)AM专卖店：自销货日期起4个月内的票期。超市：自销货日期起5个月内的票期。(2)BS直接客户：以货到收款为条件者，由送货员收取现金，签收的客户则为销货日期一个月内的支票或现金。直销点：自销货日期起2个月内的票期。一般商店：自销货日期起2个月内的票期。(3)CF直销点：自销货日期起2个月内的票期。一般商店：自销货日期起3个月内的票期。2.收款票期超过公司的规定时，依下列方式计算收款成绩。(1)AM超过1-30天时，扣该票金额20%的成绩。超过31-60天时，扣该票金额40%的成绩。超过61-90天时，扣该票金额60%的成绩。超过91-120天时，扣该票金额80的成绩。超过121天以上时，扣该票金额100%的成绩。(2)BS超过1-30天时，扣该票金额20%的成绩。超过31-60天时，扣该票金额40%的成绩。超过61-90天时，扣该票金额70%的成绩。超过91天以上时，扣该票金额100%的成绩。(3)CF超过1-30天时，扣该票金额20%的成绩。超过31-60天时，扣该票金额40%成绩。超过61-90天时，扣该票金额80%的成绩。超过91-120天时，扣该票金额80的成绩。超过121天以上时，扣该票金额100%的成绩。□ 收取票据须知1.法定支票记载——金额、发票人图章、发票年月日、付款地，均应齐全，大写金额绝对不可更改，否则盖章仍属无效，其他有更改之处，务必加盖负责人印章。2.支票的抬头请写上“××股份有限公司”全衔。3.跨年度时，日期易生笔误，应特别注意。4.字迹模糊不清时，应予退回重新开立。5.收取客票时，应请客户背书，并且写上“背书人××股份有限公司”，千万不可代客户签名背书。6.“禁止背书转让”字样的客票，一律不予收取。7.收取客户客票大于应收账款时，不以现金或其他客户的款项找钱，应依下列方式处理。(1)支票到期后，由公司以Cash找还。(2)另行订购抵账或抵交未付的账款中的一部分。8.本公司无销货折让的办法，如因发票金额误开或转交机关的商店佣金未扣时，需将原开统一发票收回，寄交公司更改或重新开立发票。如无法收回而不得已需抵扣时，则于下次向公司订货时，以Memo说明经业务经理核准后扣除，不得于收款时，扣除货款或以销货折让的方式办理，否则尾数由业务人员负责。□ 退票的处理1.“退票通知书”由信用科填发，业务人员收到后应先行核对并于3日内将回执联填妥撕寄寄信用科。2.业务人员收到退票知道书后应于15日内(客票应即时)前往洽收，并将结果填写“退票洽收报告”寄回信用科，否则若发生问题，概由业务人员负责，如因未能如期洽收，应先函告信用科并说明拟往洽收的日期，以确保时效，维护公司的权益。3.退票洽收若系换票，新开的票期不得超过退票通知书填发日期45天，否则计算收款成绩时，扣减该票金额的80%，超过75天则扣减100%。□ 问题客户的处理1.业务人员于访问客户或退票洽收时，如发现客户有异常现象时，应填写“问题客户报告单”，并建议应采取的措施，或视情况填写“坏帐申请书”呈请批准，由征信科追踪处理。2.业务人员因疏于访问，未能明了客户的情况变化，并填写“问题客户报告单”通知公司，致公司蒙受损失时，业务人员应负责赔偿该项损失25％以上的金额。(注：疏于访问意谓未依公司规定的次数，按期访问客户者。)3.为掌握公司全体客户的信用状况及来往情况，业务人员对于所有的逾期应收帐款，均应将未收款的理由，详细陈述于帐龄分析表的备注栏上，以供公司参考，否则此类帐款将来因故无法收回形成呆帐时，业务人员应负责赔偿25％以上的金额。□ 坏帐的处理1.“坏帐申请书”填写一式三份，有关客户的名称、号码、负责人姓名、营业地址、电话号码等，均应一一填写清楚，并将申请理由的事实，收回的可能性等，做简明扼要的叙述，经业务部门及经理批准后，连同帐单或票据转交征信科处理。2.坏帐发生的金额，于当月份计算业务人员销售成绩时，应先予扣减坏账金额的300%。□ 账单的移交及对帐1.帐单移交时，应填写“帐款移交清表”一式四份，移交人、接收人及核对人均应签名以示负责，其中二份寄交征信科及帐款组，接收人接交时，除核对帐单金额外，并应注意是否经过客户签认，帐单千万不可私下移交。2.财务部得随意对客户办理通讯或实地对帐，以确定业务人员手中帐单的真实性。3.财务部得定期三个月一次核对业务人员手中的帐单，或不定期于特殊目的下，抽查业务人员手中帐单。4.业务部主管及主任得随时核对业务人员手中的帐单，并负督促收款工作及催收的责任。□ 禁止事项对帐的结果，如发现有下列情况者，除限令业务人员于一周内予以补正外，并依公司的规定处分。1.收款不报或积压收款。2.退货不报或积压退货。3.转售不依规定或转售图利。为加强公司的业务单、证、手册管理，保证有关业务的顺利开展，本着简便高效、安全、稳妥的原则，特制订本规定。□ 合同文本、合同及资金使用审批单第一条 严禁盖发空白合同文本，如因情况特殊，确需盖发，合同监察员应将合同编号登记，并按合同的管理规定程序审批。事后，应将剩余空白合同及时核销。第二条 各单位应备有合同登记本，由合同管理人员分门别类地将每一份合同的发生情况予以登记，并存有一份合同正本，便于查询和统计。第三条 严格执行合同审批制度。签订合同前，业务人员应根据对内外合同情况，填妥合同标准文本及《合同及资金使用审批表》一式三份，按制度送有关主管领导审批。审批后，审批单连同合同正本一份，交业务管理部门保存备查，业务部门保存一份，供资金使用时申请付款用，另一份交财务部备查复核。□ 进出口货物许可证第四条 凡需许可证进行进出口报关的，必须在合同签订前征得业管部的同意后方可签订合同。待货物报关后，将许可证交回总公司业务管理部存档备查。□ 有关海关手册第五条 因来料加工、来件装配、补偿贸易、进料加工或企业成立时免税进口等设备而办理了海关手册的，海关手册应交所在单位的合同管理人员保管，不得遗失。各单位领导对海关手册应予充分重视，如管理手册的管理人员变动时，必须将手册及时移交。第六条 “三来一补”项目应该在海关核发手册时同时签发的《加工贸易企业合同情况记录簿》(由公司业务管理部门保存)规定的有效期内完成。如果项目不能及时完成，应该在上述记录簿的有效期内凭记录簿、合同、项目延期协议书、海关手册到海关办理延期手续。第七条 凭海关手册进料，进件，不得超过海关手册中核定的进料、进件数量。如需超过，需事先报经原海关审核部门批准。第八条 办理了海关手册的业务项目，进出口时必须凭海关手册报关，不得转为一般贸易报关出口。保税进口物资，确因特殊原因需在国内销售时，应经分管副总裁批准，并报原审批海关同意补办有关手续后方可进行。第九条 加工完成的货物出口后第二个工作日，业务部门应及时填妥《加工贸易进出口货物合同销案表》一式三份，连同报关单、合同、海关手册及记录簿到核发手册的海关有关部门办理核销手续，不得延误。因工作延误所造成的一切后果，由业务经办人员和部门经理负责。销案后的回执联，应交手册保管人员存档备查。□ 商检证及放行单第十条 放行单的抬头：业务部门在合同成交后，已通过公司申办了审批证或许可证的，放行单的抬头应为“××公司”。第十一条 商检证及放行单的货名、数量应与实际成交合同及许可证的货名、数量和合同号完全一致。业务承办人员在取得商检证及放行单后，应与合同仔细核对，严防发生差错，影响报关出货。□ 信用证审证记录及证下货物出口第十二条 通知银行将信用证发到本公司后，均应由业务管理部审证并填妥《信用证审证记录及证下货物出口报关审批表》的审证记录部分。根据出货批数一式数份，由业务管理部存两份，其余交业务部门，业务部门借以要求客户修改信用证，并按信用证要求执行。第十三条 每批货物出口报关前，业务人员应将上述审批表一联交业务管理部根据出货情况审批。业务管理部根据信用证要求及单据缮制和获得情况，签批是否出货的意见。第十四条 证下要求的客户单据，或我方要求改证的，业务部门应保证在出货当日前获得，由业务管理部进行审核。单据不符的，不予出货。第十五条 证下如需产地证、普惠制证书等由有关机关签发的证书，业务部应在出货日以前，将有关出货详细资料提供给业务管理部，以便尽早制作，及时联系签发。业务部门在托运货物后获得的提单，应即时与信用证核对，发现有误应及时要求修正并及时将提单交业务管理部。□ 商品调拨单及出口收汇核销单第十六条 业务部门应在出货前凭业务管理部签批了“同意出货”的《审证记录及证下货物进出口报关审批表》或凭已经验证的本票、汇票，通过财务部门开具商品调拨单。第十七条 业务管理部凭商品调拨单核发《出口收汇核销单》，并通知报关人员报关出货。第十八条 《出口收汇核销单》应妥善保管，不得遗失。出货以后，报关员应及时将出口收汇核销单交给该核销单的专职核销人员，并办好交接手续。第十九条 核销单专职核销员应该在外汇管理部门规定的期限内，办完核销手续。□ 报 关 单第二十条 货物出口后，报关人员应将报关单的退税联及时办妥并送交退税办理人员，办好交接签收手续。在办理退税联过程中，应将退税联妥善保管，不得遗失。第二十一条 每批货物出口后，报关员应存有一份报关单或报关单的复印件SC按月造册，以备查证。第二十二条 报关单的填列必须与实际进出口货物情况完全一致，并不超过货物进出口许可证规定的数量、金额及运输方式等，也应该与许可证完全一致，特殊情况需特殊处理的，需经业务管理部门经理审批同意，否则，报关中所发生的问题，由有关业务人员负责。为保证本公司在国家的政策、法律允许的范围内合法经营，保护本公司的合法权益，提高经济效益，加强公司内部的合同管理，减少经济纠纷，特制定本规定。本规定适用于公司及下属公司各业务部门签订的商品购销及贸易类经济合同，其他合同的管理规定将另行制定。 □ 合同的内容要求 第一条 订立经济合同，必须遵守国家的法律、法令，必须符合国家政策和计划的要求，任何部门和个人不得利用合同进行违法活动，损害本公司的利益。 第二条 订立经济合同，必须贯彻平等互利，协商一致，等价有偿的原则，为公司创造经济效益。 第三条 为保证经济合同内容的合法性，禁止随便携带已盖合同专用章或公章的空白合同或空白便条，如确有需要，须经主管业务的副总经理批准并办理领用手续，使用完毕经审查无误后，办理销准手续。 □ 合同的签订要求 第四条 公司的所有经济合同必须采用书面形式订立。 第五条 为便于管理，公司的经济合同实行统一编号制和一式五份制。合同签订后，除交付对方必要的份数外，负责该项业务的业务员应存底，同时送合同监察员、业务主管部门及财务部门各一份存查。 第六条 所有经济合同原则上应采用公司统一制定的格式合同。业务人员对于格式合同的条款须有全面、正确的理解，对于选择的条款和不采用的条款应明确标注，以免产生误解。 第七条 在订立经济合同前，应对对方当事人的工商营业执照、经营范围、法定代表人身份证明书、法人授权委托及资信状况进行认真审查，并应将上述情况形成书面资料存查。 第八条 合同的关键用语应力求准确，表述应规范，明确，文字书写要工整。 第九条 合同应具备下列主要条款： (一) 合同标的(如货物、劳务等)； (二) 标的物数量和质量(质量应写明执行何种质量标准或由双方议定)； (三) 价款或酬金，除写明数额外，还应明确支付地点、计算标准、支付方式等； (四) 履行的期限、地点和方式； (五) 违约责任； (六) 数额较大的经济合同，有条件的应要求对方当事人提供保证(可采用担保、抵押、保证金、留置等方式)。 第十条 合同订立后，如经双方协商对合同进行变更或解除，应以书面形式作出并由双方签字盖章。 □ 合同审批权限 第十一条 本规定范围内的所有经济合同都必须严格地按照下列权限审批。 第十二条 合同中涉及支付贷款，依据货款数额按照以下权限审批： (一) 货款总额在100万元以下的，由业务部门、财务部审核，主管副总经理审批，经财务总监核准； (二) 货款总额在100万～500万元的，由业务部门、财务部、主管副总经理审核，报总经理审批，经财务总监核准； (三) 货款总额在500万～2000万元的，由业务部门、财务部、主管副总经理，报董事长审批，经财务总监核准； (四)货款总额在2000万元以上的，由业务部门、财务部、主管副总经理、财务总监、总经理报董事长审批，并经董事长办公会通过。 第十三条 合同条款中如有涉及定金预付内容的，依据定金数额，按下列权限审批： 1. 定金数额在10万元以下的，由业务部门、财务部审核，主管副总经理审批，报财务总监核准： 2. 定金数额在10万～50万元的，由业务部门、财务部、主管副总经理审批，报总经理审批，经财务总监核准； 3. 定金数额在50万元以上的，由业务部门、财务部、主管副总经理、总经理审核，经财务总监核准，报董事长审批。 第十四条 各下属公司一律不得擅自对外担保贷款。 第十五条 各业务部门只能在各自经营范围内对外签订购销合同及进出口代理合同，其他合同(如借款、担保、承包、合资、联营等)，必须经公司法人代表，特别授权方可签订。 第十六条 以上审批权限应严格遵守，严禁隐瞒不报，不准逾级逾时上报。 □ 合同的审批程序 第十七条 结合前一章有关规定，合同的审批应按照主办业务员、部门经理、合同监察员、公司经理、总公司领导这一顺序严格执行审批程序。 第十八条 各级审批人员应对合同进行全面审核，并写明具体意见。业务人员、部门经理应着重审查合同的真实性和经济效益；合同监察人员应主要从合同的规范性、合法性等方面进行审核；公司经理对合同负责全面审核。以上人员要明确分工，各司其责。 第十九条 具体每一经济合同的审批应填写合同审核表，审批表格样式附后： 第二十条 已订立的经济合同经双方协商，确有必要变更或撤销的，按照合同原审批程序重新报批。 第二十一条 合同审批表和双方的往来信件、传真、函电、票据、单证等，均应作为合同的有效组成部分同合同一起存档备查。 □ 合同的履行及管理 第二十二条 经济合同签订后，即具有法律约束力，各业务部门应积极自觉履行合同约定的义务，同时督促对方当事人履行合同。 第二十三条 对方当事人不能履行合同，且我方已掌握其确切资料，可为维护公司的利益暂时中止履行合同，并立即以书面形式通知对方。 第二十四条 为了对合同签订后的履行情况进行管理和监督，执行合同的业务员、合同监察员在审查合同时，应根据双方约定的履行期限和方式制作合同履行进度表。 第二十五条 合同监察员应根据合同履行进度表，监督合同的履行情况，并由具体业务主办人员同合同监察员共同视履行进度填写进度表。 第二十六条 合同对方如不履行合同或出现违约，业务人员应立即将具体情况向合同监察员和部门负责人通报，共同制定对策。 □ 合同出现问题后的处理 第二十七条 经济合同在订立或履行过程中发生问题和纠纷的，业务部门应及时向主管机构和领导逐级汇报，汇报应采用书面形式，情况特别紧急的(如货入仓)，应先行采取紧急措施，保证财产不受损失。 第二十八条 对方当事人不履行合同或违约的，我方应暂时中止履行合同，并通知对方尽快履行合同，要求其承担因违约给我方造成的经济损失；通知或其他意思表示应采用书面并可留作依据的方式。 第二十九条 如通过协商方式不能解决纠纷，业务部门应及时与公司法律事务室联系，听取法律意见，以便通过程序妥善处理。 第三十条 各业务部门及有关人员应严格遵守本制度，对于违反上述规定，导致公司经济利益受到损失的，将根据公司奖惩制度的有关规定严肃处理。为加强本公司系统各投资项目的档案管理，特制订本管理办法。第一条 “投资项目”是指：(一) 因本公司参与投资或合作而产生的盈利性建筑工程；(二) 因本公司参与投资或合作而设立的生产经营性企业。第二条 建筑工程的各种文件资料由房地产开发公司负责建档和保管，生产经营性企业的文件资料由公司总部执委会投资发展室负责建档和保管。以下各条规定均指第二类投资项目文件资料的管理。第三条 全部档案按类、目划分归纳，根据公司档案现状，设以下四类档案，并将各项目本身作为目：(一) 全资投资项目类；(二) 合资合作投资项目类；(三) 内地投资项目类；(四) 境外投资项目类。第四条 全资投资项目档案包括的必要文件是：(一) 新上项目预报表和可行性分析报告；(二) 给政府的请求报告和政府批文；(三) 企业章程和董事会决议；(四) 总公司的法人营业执照和工商局批复；(五) 资信证明或资金来源证明；(六) 产权变更有关文件、材料；(七) 项目实际投资金额证明材料；(八) 历年经营业绩。第五条 合资合作投资项目档案包括的文件是：(一) 新上项目预报表和合资企业可行性分析报告；(二) 外商投资企业名称使用证和各方股东的政府批文；(三) 给政府的申请报告和政府批文；(四) 合资企业合同书；(五) 合资企业章程和董事会决议；(六) 合资各方企业法人营业执照和各方法定代表人证明书；(七) 合资各方资信证明或资金来源证明；(八) 各方(中方)主管单位意见；(九) 合资各方委派的董事名单；(十) 进口设备、办公用品清单；(十一) 工商行政管理局批文和工商行政管理局营业执照；(十二) 产权、股权变更有关文件、材料；(十三) 项目实际投资金额证明材料；(十四) 历年经营业绩。第六条 内地投资项目包括的必要文件是：(一) 给政府经济协作办公室的申请报告；(二) 企业去内地兴办工商企业的章程；(三) 合资、合作的联营合同或合资意向书；(四) 企业成立或变更时的政府批文；(五) 企业法人营业执照副本的复印件；(六) 派出负责人的法人授权委托证明书；(七) 会计师事务所的验资报告；(八) 当年或上一年度的财务决算表复印件；(九) 银行开具的资信证明；(十) 企业已经在内地投资的经营效益情况；(十一) 政府主管部门批文；(十二) 工商局批文；(十三) 外出兴办企业当地政府的批文；(十四) 外出兴办企业当地工商局批文；(十五) 外出兴办企业工农业执照复印件；(十六) 项目实际投资金额证明材料；(十七) 历年经营业绩。第七条 境外投资项目档案包括的必要文件是：(一) 给外汇管理局及经发局的申请报告；(二) 可行性研究报告；(三) 海外公司合同、章程；(四) 投资方的政府批文、营业执照及法定代表人证明书；(五) 投资方资信证明、创汇证明、资产负债表及历年经营业绩；(六) 外派管理局关于项目投资风险及外汇来源的书面审查材料；(七) 政府主管部门征询我驻外使领馆意见的函； (八) 政府主管部门同意成立海外公司的批文；(九) 海外公司在投资国的注册登记证明；(十) 项目实际投资金额证明材料；第八条 项目档案的收集和保管(一) 投资发展部设建档员负责项目档案的收集整理，总公司各下属公司应认真配合其工作，主动、及时地将项目档案整理上交投资发展部，投资发展部建档后将档案原件移交总经理办公室，并保留二套完整复印件；(二) 各项目负责人将项目文件交给建档员时，建档员应及时登记文件交付日期、名称、原件或复件、交付人，并由文件交付人签字认可；(三) 文件登记后由投资发展部经理或执委会主任签字，按性质进行编号、归档；(四) 项目档案保管期(原件和复印件)一般为永久保存。第九条 项目档案的查阅(一) 总公司人员因工作需要查阅或借用项目档案时，在投资发展部办理相应的查阅或借用手续；(二) 集团内各单位因公需要查阅项目档案时，须出具本单位领导的批准证明。经执委会主任或投资发展部经理同意后，方能由建档员接待查阅；(三) 外单位人员因公需要查阅项目档案时，应持有单位介绍信，经执委会主任同意后，方能由建档员接待查阅，并由建档员详细登记查阅项目档案人的工作单位、查阅档案名称及查阅理由；(四) 项目档案一般不得带出档案室外，如有特殊情况，需带出室外或复制时，必须经执委主任批准，由建档员详细登记，借用人签名后才可外借，并限期归还；(五) 查阅人违反借阅规定时，建档员有权对其提出批评以至停止其借阅。第十条 所有资料均应放人有锁的柜子里，钥匙由建档员专人保管，建档员因工作失职，使文件丢失或损毁，应追究其责任。第十一条 由于建档员的变动或机构的改变等，项目档案需要移交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。第一章 总则第一条 为推动本公司会计电算化发展，规范会计电算工作，按照财政局的有关要求，特制定本制度。第二条 本办法适用范围：本公司。第三条 会计电算化管理内容包括岗位设置、发展规划、建立信息系统、制定管理制度、人员培训和推广等。公司负责管理工作，各单位负责具体实施工作。第二章 岗位设置及职责第四条 各单位应根据工作及人员情况，设专职或兼职人员负责会计电算化工作，定岗定员，保持相对稳定。第五条 电算专管员必须精通财会业务，并且负责以下工作：一、制定本单位会计电算化管理办法；二、监督会计电算化有关管理制度的执行情况；三、对财会软件进行日常维护；四、保证计算机软件和硬件的财产安全；五、控制会计软件的运行；六、对操作人员进行日常管理；七、负责财会软件的学习、应用和推广；八、负责组织系统内操作人员的培训工作。第六条 各单位必须对操作人员的上机、密码和使用权限进行严格管理，建立相应的操作管理制度。与会计业务无关人员，没有经过上机培训人员不得作为操作人员。第七条 操作人员应严格按照操作规范使用计算机和财会软件，发现问题及时上报，不得自行修改。第八条 操作人员的密码应当严格保密；更换操作人员或密码泄密后，必须及时更改密码。第九条操作人员如果离开工作现场，必须在离开前退出财会程序，防止其他人员越权操作。第三章 电算记账的规则第十条 严格按照财务制度、会计制度和软件程序，以及总公司的有关统一规定，进行业务处理。第十一条 总公司对财会软件的使用实行统一管理，未经总公司同意，各单位不得随意使用其他财会软件。第十二条 总公司负责设置一、二级会计科目。二、三级科目各单位可根据具体情况增设。第十三条 为确保电算记账准确、高效，记账过程中实行三审制，即事前审核、事中审核、事后审核。第十四条 记账凭证原则上由手工填制，如果据以填制记账凭证的原始凭证已输入计算机或可从机内现有账簿中计算生成记账凭证所需数据，记账凭证方可由计算机打印输出，代替手工记账凭证；这时须由操作员、复核员、主管员共同签章，并按规定装订成册，做为会计档案保存。第十五条 出纳人员、程序设计人员不得兼任凭证录入工作。第十六条 已输入总账、明细账的数据，如有差错，均须另编补充凭证或负数冲正凭证，重新输入；如原始凭证是正确的，操作员输入错误应在输入的更正凭证中注明实际输入数据的更正内容，包括原始的日期、编号及错误原因。第十七条 存在计算机软盘或硬盘内的各种账册，在未打印成文本输出之前，应视同会计档案妥善保存，并应留有副本。
应收票据、应收帐款处理准则
第一条 为确保公司权益，减少坏帐损失，依国内营业处理办法第六条的规定，特订定本准则，以资遵行。第二条 各营业部门应依国内营业处理办法第四条的规定办妥客户征信调查，并随时侦查客户信用的变化(可利用机会通过A客户调查B客户的信用情形)，签注于征信调查表相关栏内。但政府机关，公营事业，信用良好的民营大企业及机会性的小金额或现金交易客户应不受此限。第三条 营业部门，至迟应于出货日起30日内收款，惟不绣钢及特殊钢因限于同业习惯，应于55天内收款。如超过上列期限者，总管理处即依查得资料，就其未收款项详细列表通告各营业部门主管核阅以督促加强催收。如超过60天尚未收回其金额在5万元以上者，营业部门应即填列应收帐款未收报告表送总管理处参考办理。但政府机关，公营事业及民营大企业等订有其内部付款程序者，得依其规定。第四条 赊售货品收受支票时，应注意下列事项：1.注意发票人有无权限签发支票。2.非该商号或本人签发的支票，应要求交付支票人背书。3.注意查明支票有效的绝对必要记载事项，如文字、金额、到期日、发票人盖章等是否齐全。4.注意所收支票帐号号码越少表示与该银行往来期间越长，信用较为可靠(可直接向付款银行查明或请财务部协办)。5.注意所收支票帐户与银行往来的期间、金额、退票纪录情形(可直接向付款银行查明或请财务部协办)。6.支票上文字有否涂改、涂销或变造。7.注意支票记载何处不能修改(如大写金额)可更改者是否于更改处加盖原印鉴章，如有背书人时应同时盖章。8.注意支票上的文字记载(如禁止背书转让字样)。9.注意支票是否已逾到期日一年(逾期一年失效)，如有背书人，应注意支票提示期日是否超过第6条的规定。10.尽量利用机会通过A客户注意B户支票(或客票)的信用。第五条 本公司收受的支票提示付款期限，至迟应于到期日后6日内办理。第六条 本公司收受的支票“到期日”与“兑现日”的计算如下：1.本埠支票到期日当日兑现。2.近郊到期日2日内兑现。第七条 所收支票已缴交者，如退票或因客户存款不足，或其他因素，要求退回兑现或换票时，营业单位应填具票据撤回申请书经部门主管签准后，送总管理处办理，营业部门取回原支票后，送总管理处办理，营业部门取回原支票后，必须先向客户取得相当于原支票金额的现金或担保品，或新开支票，始将原支票交付，但仍须依上列规定办理。第八条 应收帐款发生折让时，应填具折让证明单，并呈主管批准后始得办理(如急需时得先行以电话取得主管的同意，而后补办)，或遇有销货退回时，应于出货日起60天内将交寄货运收据及原始统一发票取回，送交会计人办理(如不能取回时，应向客户取得销货退回证明)，其折让或退回部分，应设销货折让及销货退回科目表示，不得直接由销货收入项下减除。第九条 财务部门接到银行通知客户退票时，应即转告营业部门，营业部门对于退票，无法换回现金或新票时，应即寄发存证信函通知发票人及背书人，并迅速拟订善策处理，并由营业部门填送呆帐(退票)处理报告表，随附支票正本(副本留营业部门供备忘催办)及退票理由单，径送总管理处依法办理。第十条 营业部门对退票声诉案件送请总管理处办理时应即提供下列资料：1.发票人及背书人户籍所在地(先以电话告知财务部)。2.发票人及背书人财产(土地应注明所有权人、地段、地号、面积、持分、设定抵押。建物〈土地改良物〉)应注意所有权人、建号、建坪持分、设定抵押。其他财产应注明名称，存放地点、现值等。3.其他投资事业。第十一条 总管理处接到呆帐(退票)处理报告表，经呈准后2日内应依法申诉，并随时将处理情形通知各有关单位。第十二条 上列债权确认无法收回时，应专案列表送总管理处，并附原呆帐(退票)处理报告表存根联及税捐机关认可的合法凭证(如法院裁定书，或当地警察证明文件，或邮政信函等)呈总管理处总经理核准后，始碍冲销应收帐款。第十三条 依法申诉而无法收回债权部分，应取得法院债权凭证，交财务部列册保管，倘事后发现债务人(利益偿还请求权时效为15年内)有偿还能力时，应依上列有关规定申请法院执行。第十四条 本公司营业人员不依本准则的各项规定办理或有勾结行为，致使本公司权益蒙受损失者，依人事管理规则议处，情节重大者移送法办。第十五条 本准则经呈准后公布实施，修订时亦同。□ 账单的分发1.储运部管制组依业务人员Zone整理账单，定期汇集编制账单清表一式三份，将账单清表二份连同账单寄交业务人员签收。2.业务人员收到帐单清表时，一份自行留存，另一份应迅速签还储运部管制组，如发现有不属本身的账单，应立即以挂号寄回。3.客户要求寄存账单时，应填写“寄存账单证明单”一份，详列笔数金额等交由客户签认，收款时才交还予客户，如因寄存账单未取得客户签认致不能收款时，由业务人员负责赔偿。4.收到公司寄来的账单后，于访问时如未能立即收款，则应取得客户对账单的签认，若未能取得客户的签认，则应迅速于寄发日起3个月内向储运部申请取得邮局包裹追踪执据，俾凭收款，否则逾期不办致无法收取货款时，由业务人员负责赔偿。□ 收款的处理程序1.业务人员于每日收到货款时应于当日填写Collection Report一式四份(一份自留，三份寄交公司会计部出纳科)。2.市内者直接将现金或支票连同Collection Report第一、二、三联亲交出纳并取得签认。3.外埠地区者应将现金部分填写后将送款单或邮政划拨储金通知单存入附近银行分行或邮局。次日上午将支票，银行送款存根或邮政划拨单存根用回纹针别于Collection Report第一、二、三联，以挂号寄交会计部出纳科。业务人员应将挂号收执贴于自存的Collection Report左下角备查。□ Collection Report的填写。第一栏：Customer No.客户号码。第二栏：Customer Name客户名称第三栏：Invoice No.填发票附单号码，若系自己先行开发票且尚未打出发票附单而已经收款者，请填写发票号码，若系收回退票款项时，请填写“退票通知书”的编号。Date 账单开立日期Amount 销货金额第四栏：Amount Collected 收款金额Cash所收现金金额Check 票据Amount 所收票据金额Mat·Date 所收票据的兑现日期(3)Sort 所收票据出票人为客户本人者填“S”，属客票者填“T”。Bank Name所收票据兑付机关名称地点。Bank A/C No. 支票上的银行帐号。※注：如因附单号码及客户号码缺填或误填，以至冲不到账，无法找出应有的销货日期以计算成绩时，不予计算收款成绩。□ 收款票期的规定1.依产品各类及客户的区别规定如下：(1)AM专卖店：自销货日期起4个月内的票期。超市：自销货日期起5个月内的票期。(2)BS直接客户：以货到收款为条件者，由送货员收取现金，签收的客户则为销货日期一个月内的支票或现金。直销点：自销货日期起2个月内的票期。一般商店：自销货日期起2个月内的票期。(3)CF直销点：自销货日期起2个月内的票期。一般商店：自销货日期起3个月内的票期。2.收款票期超过公司的规定时，依下列方式计算收款成绩。(1)AM超过1-30天时，扣该票金额20%的成绩。超过31-60天时，扣该票金额40%的成绩。超过61-90天时，扣该票金额60%的成绩。超过91-120天时，扣该票金额80的成绩。超过121天以上时，扣该票金额100%的成绩。(2)BS超过1-30天时，扣该票金额20%的成绩。超过31-60天时，扣该票金额40%的成绩。超过61-90天时，扣该票金额70%的成绩。超过91天以上时，扣该票金额100%的成绩。(3)CF超过1-30天时，扣该票金额20%的成绩。超过31-60天时，扣该票金额40%成绩。超过61-90天时，扣该票金额80%的成绩。超过91-120天时，扣该票金额80的成绩。超过121天以上时，扣该票金额100%的成绩。□ 收取票据须知1.法定支票记载——金额、发票人图章、发票年月日、付款地，均应齐全，大写金额绝对不可更改，否则盖章仍属无效，其他有更改之处，务必加盖负责人印章。2.支票的抬头请写上“××股份有限公司”全衔。3.跨年度时，日期易生笔误，应特别注意。4.字迹模糊不清时，应予退回重新开立。5.收取客票时，应请客户背书，并且写上“背书人××股份有限公司”，千万不可代客户签名背书。6.“禁止背书转让”字样的客票，一律不予收取。7.收取客户客票大于应收账款时，不以现金或其他客户的款项找钱，应依下列方式处理。(1)支票到期后，由公司以Cash找还。(2)另行订购抵账或抵交未付的账款中的一部分。8.本公司无销货折让的办法，如因发票金额误开或转交机关的商店佣金未扣时，需将原开统一发票收回，寄交公司更改或重新开立发票。如无法收回而不得已需抵扣时，则于下次向公司订货时，以Memo说明经业务经理核准后扣除，不得于收款时，扣除货款或以销货折让的方式办理，否则尾数由业务人员负责。□ 退票的处理1.“退票通知书”由信用科填发，业务人员收到后应先行核对并于3日内将回执联填妥撕寄寄信用科。2.业务人员收到退票知道书后应于15日内(客票应即时)前往洽收，并将结果填写“退票洽收报告”寄回信用科，否则若发生问题，概由业务人员负责，如因未能如期洽收，应先函告信用科并说明拟往洽收的日期，以确保时效，维护公司的权益。3.退票洽收若系换票，新开的票期不得超过退票通知书填发日期45天，否则计算收款成绩时，扣减该票金额的80%，超过75天则扣减100%。□ 问题客户的处理1.业务人员于访问客户或退票洽收时，如发现客户有异常现象时，应填写“问题客户报告单”，并建议应采取的措施，或视情况填写“坏帐申请书”呈请批准，由征信科追踪处理。2.业务人员因疏于访问，未能明了客户的情况变化，并填写“问题客户报告单”通知公司，致公司蒙受损失时，业务人员应负责赔偿该项损失25％以上的金额。(注：疏于访问意谓未依公司规定的次数，按期访问客户者。)3.为掌握公司全体客户的信用状况及来往情况，业务人员对于所有的逾期应收帐款，均应将未收款的理由，详细陈述于帐龄分析表的备注栏上，以供公司参考，否则此类帐款将来因故无法收回形成呆帐时，业务人员应负责赔偿25％以上的金额。□ 坏帐的处理1.“坏帐申请书”填写一式三份，有关客户的名称、号码、负责人姓名、营业地址、电话号码等，均应一一填写清楚，并将申请理由的事实，收回的可能性等，做简明扼要的叙述，经业务部门及经理批准后，连同帐单或票据转交征信科处理。2.坏帐发生的金额，于当月份计算业务人员销售成绩时，应先予扣减坏账金额的300%。□ 账单的移交及对帐1.帐单移交时，应填写“帐款移交清表”一式四份，移交人、接收人及核对人均应签名以示负责，其中二份寄交征信科及帐款组，接收人接交时，除核对帐单金额外，并应注意是否经过客户签认，帐单千万不可私下移交。2.财务部得随意对客户办理通讯或实地对帐，以确定业务人员手中帐单的真实性。3.财务部得定期三个月一次核对业务人员手中的帐单，或不定期于特殊目的下，抽查业务人员手中帐单。4.业务部主管及主任得随时核对业务人员手中的帐单，并负督促收款工作及催收的责任。□ 禁止事项对帐的结果，如发现有下列情况者，除限令业务人员于一周内予以补正外，并依公司的规定处分。1.收款不报或积压收款。2.退货不报或积压退货。3.转售不依规定或转售图利。为加强公司的业务单、证、手册管理，保证有关业务的顺利开展，本着简便高效、安全、稳妥的原则，特制订本规定。□ 合同文本、合同及资金使用审批单第一条 严禁盖发空白合同文本，如因情况特殊，确需盖发，合同监察员应将合同编号登记，并按合同的管理规定程序审批。事后，应将剩余空白合同及时核销。第二条 各单位应备有合同登记本，由合同管理人员分门别类地将每一份合同的发生情况予以登记，并存有一份合同正本，便于查询和统计。第三条 严格执行合同审批制度。签订合同前，业务人员应根据对内外合同情况，填妥合同标准文本及《合同及资金使用审批表》一式三份，按制度送有关主管领导审批。审批后，审批单连同合同正本一份，交业务管理部门保存备查，业务部门保存一份，供资金使用时申请付款用，另一份交财务部备查复核。□ 进出口货物许可证第四条 凡需许可证进行进出口报关的，必须在合同签订前征得业管部的同意后方可签订合同。待货物报关后，将许可证交回总公司业务管理部存档备查。□ 有关海关手册第五条 因来料加工、来件装配、补偿贸易、进料加工或企业成立时免税进口等设备而办理了海关手册的，海关手册应交所在单位的合同管理人员保管，不得遗失。各单位领导对海关手册应予充分重视，如管理手册的管理人员变动时，必须将手册及时移交。第六条 “三来一补”项目应该在海关核发手册时同时签发的《加工贸易企业合同情况记录簿》(由公司业务管理部门保存)规定的有效期内完成。如果项目不能及时完成，应该在上述记录簿的有效期内凭记录簿、合同、项目延期协议书、海关手册到海关办理延期手续。第七条 凭海关手册进料，进件，不得超过海关手册中核定的进料、进件数量。如需超过，需事先报经原海关审核部门批准。第八条 办理了海关手册的业务项目，进出口时必须凭海关手册报关，不得转为一般贸易报关出口。保税进口物资，确因特殊原因需在国内销售时，应经分管副总裁批准，并报原审批海关同意补办有关手续后方可进行。第九条 加工完成的货物出口后第二个工作日，业务部门应及时填妥《加工贸易进出口货物合同销案表》一式三份，连同报关单、合同、海关手册及记录簿到核发手册的海关有关部门办理核销手续，不得延误。因工作延误所造成的一切后果，由业务经办人员和部门经理负责。销案后的回执联，应交手册保管人员存档备查。□ 商检证及放行单第十条 放行单的抬头：业务部门在合同成交后，已通过公司申办了审批证或许可证的，放行单的抬头应为“××公司”。第十一条 商检证及放行单的货名、数量应与实际成交合同及许可证的货名、数量和合同号完全一致。业务承办人员在取得商检证及放行单后，应与合同仔细核对，严防发生差错，影响报关出货。□ 信用证审证记录及证下货物出口第十二条 通知银行将信用证发到本公司后，均应由业务管理部审证并填妥《信用证审证记录及证下货物出口报关审批表》的审证记录部分。根据出货批数一式数份，由业务管理部存两份，其余交业务部门，业务部门借以要求客户修改信用证，并按信用证要求执行。第十三条 每批货物出口报关前，业务人员应将上述审批表一联交业务管理部根据出货情况审批。业务管理部根据信用证要求及单据缮制和获得情况，签批是否出货的意见。第十四条 证下要求的客户单据，或我方要求改证的，业务部门应保证在出货当日前获得，由业务管理部进行审核。单据不符的，不予出货。第十五条 证下如需产地证、普惠制证书等由有关机关签发的证书，业务部应在出货日以前，将有关出货详细资料提供给业务管理部，以便尽早制作，及时联系签发。业务部门在托运货物后获得的提单，应即时与信用证核对，发现有误应及时要求修正并及时将提单交业务管理部。□ 商品调拨单及出口收汇核销单第十六条 业务部门应在出货前凭业务管理部签批了“同意出货”的《审证记录及证下货物进出口报关审批表》或凭已经验证的本票、汇票，通过财务部门开具商品调拨单。第十七条 业务管理部凭商品调拨单核发《出口收汇核销单》，并通知报关人员报关出货。第十八条 《出口收汇核销单》应妥善保管，不得遗失。出货以后，报关员应及时将出口收汇核销单交给该核销单的专职核销人员，并办好交接手续。第十九条 核销单专职核销员应该在外汇管理部门规定的期限内，办完核销手续。□ 报 关 单第二十条 货物出口后，报关人员应将报关单的退税联及时办妥并送交退税办理人员，办好交接签收手续。在办理退税联过程中，应将退税联妥善保管，不得遗失。第二十一条 每批货物出口后，报关员应存有一份报关单或报关单的复印件SC按月造册，以备查证。第二十二条 报关单的填列必须与实际进出口货物情况完全一致，并不超过货物进出口许可证规定的数量、金额及运输方式等，也应该与许可证完全一致，特殊情况需特殊处理的，需经业务管理部门经理审批同意，否则，报关中所发生的问题，由有关业务人员负责。为保证本公司在国家的政策、法律允许的范围内合法经营，保护本公司的合法权益，提高经济效益，加强公司内部的合同管理，减少经济纠纷，特制定本规定。本规定适用于公司及下属公司各业务部门签订的商品购销及贸易类经济合同，其他合同的管理规定将另行制定。 □ 合同的内容要求 第一条 订立经济合同，必须遵守国家的法律、法令，必须符合国家政策和计划的要求，任何部门和个人不得利用合同进行违法活动，损害本公司的利益。 第二条 订立经济合同，必须贯彻平等互利，协商一致，等价有偿的原则，为公司创造经济效益。 第三条 为保证经济合同内容的合法性，禁止随便携带已盖合同专用章或公章的空白合同或空白便条，如确有需要，须经主管业务的副总经理批准并办理领用手续，使用完毕经审查无误后，办理销准手续。 □ 合同的签订要求 第四条 公司的所有经济合同必须采用书面形式订立。 第五条 为便于管理，公司的经济合同实行统一编号制和一式五份制。合同签订后，除交付对方必要的份数外，负责该项业务的业务员应存底，同时送合同监察员、业务主管部门及财务部门各一份存查。 第六条 所有经济合同原则上应采用公司统一制定的格式合同。业务人员对于格式合同的条款须有全面、正确的理解，对于选择的条款和不采用的条款应明确标注，以免产生误解。 第七条 在订立经济合同前，应对对方当事人的工商营业执照、经营范围、法定代表人身份证明书、法人授权委托及资信状况进行认真审查，并应将上述情况形成书面资料存查。 第八条 合同的关键用语应力求准确，表述应规范，明确，文字书写要工整。 第九条 合同应具备下列主要条款： (一) 合同标的(如货物、劳务等)； (二) 标的物数量和质量(质量应写明执行何种质量标准或由双方议定)； (三) 价款或酬金，除写明数额外，还应明确支付地点、计算标准、支付方式等； (四) 履行的期限、地点和方式； (五) 违约责任； (六) 数额较大的经济合同，有条件的应要求对方当事人提供保证(可采用担保、抵押、保证金、留置等方式)。 第十条 合同订立后，如经双方协商对合同进行变更或解除，应以书面形式作出并由双方签字盖章。 □ 合同审批权限 第十一条 本规定范围内的所有经济合同都必须严格地按照下列权限审批。 第十二条 合同中涉及支付贷款，依据货款数额按照以下权限审批： (一) 货款总额在100万元以下的，由业务部门、财务部审核，主管副总经理审批，经财务总监核准； (二) 货款总额在100万～500万元的，由业务部门、财务部、主管副总经理审核，报总经理审批，经财务总监核准； (三) 货款总额在500万～2000万元的，由业务部门、财务部、主管副总经理，报董事长审批，经财务总监核准； (四)货款总额在2000万元以上的，由业务部门、财务部、主管副总经理、财务总监、总经理报董事长审批，并经董事长办公会通过。 第十三条 合同条款中如有涉及定金预付内容的，依据定金数额，按下列权限审批： 1. 定金数额在10万元以下的，由业务部门、财务部审核，主管副总经理审批，报财务总监核准： 2. 定金数额在10万～50万元的，由业务部门、财务部、主管副总经理审批，报总经理审批，经财务总监核准； 3. 定金数额在50万元以上的，由业务部门、财务部、主管副总经理、总经理审核，经财务总监核准，报董事长审批。 第十四条 各下属公司一律不得擅自对外担保贷款。 第十五条 各业务部门只能在各自经营范围内对外签订购销合同及进出口代理合同，其他合同(如借款、担保、承包、合资、联营等)，必须经公司法人代表，特别授权方可签订。 第十六条 以上审批权限应严格遵守，严禁隐瞒不报，不准逾级逾时上报。 □ 合同的审批程序 第十七条 结合前一章有关规定，合同的审批应按照主办业务员、部门经理、合同监察员、公司经理、总公司领导这一顺序严格执行审批程序。 第十八条 各级审批人员应对合同进行全面审核，并写明具体意见。业务人员、部门经理应着重审查合同的真实性和经济效益；合同监察人员应主要从合同的规范性、合法性等方面进行审核；公司经理对合同负责全面审核。以上人员要明确分工，各司其责。 第十九条 具体每一经济合同的审批应填写合同审核表，审批表格样式附后： 第二十条 已订立的经济合同经双方协商，确有必要变更或撤销的，按照合同原审批程序重新报批。 第二十一条 合同审批表和双方的往来信件、传真、函电、票据、单证等，均应作为合同的有效组成部分同合同一起存档备查。 □ 合同的履行及管理 第二十二条 经济合同签订后，即具有法律约束力，各业务部门应积极自觉履行合同约定的义务，同时督促对方当事人履行合同。 第二十三条 对方当事人不能履行合同，且我方已掌握其确切资料，可为维护公司的利益暂时中止履行合同，并立即以书面形式通知对方。 第二十四条 为了对合同签订后的履行情况进行管理和监督，执行合同的业务员、合同监察员在审查合同时，应根据双方约定的履行期限和方式制作合同履行进度表。 第二十五条 合同监察员应根据合同履行进度表，监督合同的履行情况，并由具体业务主办人员同合同监察员共同视履行进度填写进度表。 第二十六条 合同对方如不履行合同或出现违约，业务人员应立即将具体情况向合同监察员和部门负责人通报，共同制定对策。 □ 合同出现问题后的处理 第二十七条 经济合同在订立或履行过程中发生问题和纠纷的，业务部门应及时向主管机构和领导逐级汇报，汇报应采用书面形式，情况特别紧急的(如货入仓)，应先行采取紧急措施，保证财产不受损失。 第二十八条 对方当事人不履行合同或违约的，我方应暂时中止履行合同，并通知对方尽快履行合同，要求其承担因违约给我方造成的经济损失；通知或其他意思表示应采用书面并可留作依据的方式。 第二十九条 如通过协商方式不能解决纠纷，业务部门应及时与公司法律事务室联系，听取法律意见，以便通过程序妥善处理。 第三十条 各业务部门及有关人员应严格遵守本制度，对于违反上述规定，导致公司经济利益受到损失的，将根据公司奖惩制度的有关规定严肃处理。为加强本公司系统各投资项目的档案管理，特制订本管理办法。第一条 “投资项目”是指：(一) 因本公司参与投资或合作而产生的盈利性建筑工程；(二) 因本公司参与投资或合作而设立的生产经营性企业。第二条 建筑工程的各种文件资料由房地产开发公司负责建档和保管，生产经营性企业的文件资料由公司总部执委会投资发展室负责建档和保管。以下各条规定均指第二类投资项目文件资料的管理。第三条 全部档案按类、目划分归纳，根据公司档案现状，设以下四类档案，并将各项目本身作为目：(一) 全资投资项目类；(二) 合资合作投资项目类；(三) 内地投资项目类；(四) 境外投资项目类。第四条 全资投资项目档案包括的必要文件是：(一) 新上项目预报表和可行性分析报告；(二) 给政府的请求报告和政府批文；(三) 企业章程和董事会决议；(四) 总公司的法人营业执照和工商局批复；(五) 资信证明或资金来源证明；(六) 产权变更有关文件、材料；(七) 项目实际投资金额证明材料；(八) 历年经营业绩。第五条 合资合作投资项目档案包括的文件是：(一) 新上项目预报表和合资企业可行性分析报告；(二) 外商投资企业名称使用证和各方股东的政府批文；(三) 给政府的申请报告和政府批文；(四) 合资企业合同书；(五) 合资企业章程和董事会决议；(六) 合资各方企业法人营业执照和各方法定代表人证明书；(七) 合资各方资信证明或资金来源证明；(八) 各方(中方)主管单位意见；(九) 合资各方委派的董事名单；(十) 进口设备、办公用品清单；(十一) 工商行政管理局批文和工商行政管理局营业执照；(十二) 产权、股权变更有关文件、材料；(十三) 项目实际投资金额证明材料；(十四) 历年经营业绩。第六条 内地投资项目包括的必要文件是：(一) 给政府经济协作办公室的申请报告；(二) 企业去内地兴办工商企业的章程；(三) 合资、合作的联营合同或合资意向书；(四) 企业成立或变更时的政府批文；(五) 企业法人营业执照副本的复印件；(六) 派出负责人的法人授权委托证明书；(七) 会计师事务所的验资报告；(八) 当年或上一年度的财务决算表复印件；(九) 银行开具的资信证明；(十) 企业已经在内地投资的经营效益情况；(十一) 政府主管部门批文；(十二) 工商局批文；(十三) 外出兴办企业当地政府的批文；(十四) 外出兴办企业当地工商局批文；(十五) 外出兴办企业工农业执照复印件；(十六) 项目实际投资金额证明材料；(十七) 历年经营业绩。第七条 境外投资项目档案包括的必要文件是：(一) 给外汇管理局及经发局的申请报告；(二) 可行性研究报告；(三) 海外公司合同、章程；(四) 投资方的政府批文、营业执照及法定代表人证明书；(五) 投资方资信证明、创汇证明、资产负债表及历年经营业绩；(六) 外派管理局关于项目投资风险及外汇来源的书面审查材料；(七) 政府主管部门征询我驻外使领馆意见的函； (八) 政府主管部门同意成立海外公司的批文；(九) 海外公司在投资国的注册登记证明；(十) 项目实际投资金额证明材料；第八条 项目档案的收集和保管(一) 投资发展部设建档员负责项目档案的收集整理，总公司各下属公司应认真配合其工作，主动、及时地将项目档案整理上交投资发展部，投资发展部建档后将档案原件移交总经理办公室，并保留二套完整复印件；(二) 各项目负责人将项目文件交给建档员时，建档员应及时登记文件交付日期、名称、原件或复件、交付人，并由文件交付人签字认可；(三) 文件登记后由投资发展部经理或执委会主任签字，按性质进行编号、归档；(四) 项目档案保管期(原件和复印件)一般为永久保存。第九条 项目档案的查阅(一) 总公司人员因工作需要查阅或借用项目档案时，在投资发展部办理相应的查阅或借用手续；(二) 集团内各单位因公需要查阅项目档案时，须出具本单位领导的批准证明。经执委会主任或投资发展部经理同意后，方能由建档员接待查阅；(三) 外单位人员因公需要查阅项目档案时，应持有单位介绍信，经执委会主任同意后，方能由建档员接待查阅，并由建档员详细登记查阅项目档案人的工作单位、查阅档案名称及查阅理由；(四) 项目档案一般不得带出档案室外，如有特殊情况，需带出室外或复制时，必须经执委主任批准，由建档员详细登记，借用人签名后才可外借，并限期归还；(五) 查阅人违反借阅规定时，建档员有权对其提出批评以至停止其借阅。第十条 所有资料均应放人有锁的柜子里，钥匙由建档员专人保管，建档员因工作失职，使文件丢失或损毁，应追究其责任。第十一条 由于建档员的变动或机构的改变等，项目档案需要移交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。第一章 总则第一条 为推动本公司会计电算化发展，规范会计电算工作，按照财政局的有关要求，特制定本制度。第二条 本办法适用范围：本公司。第三条 会计电算化管理内容包括岗位设置、发展规划、建立信息系统、制定管理制度、人员培训和推广等。公司负责管理工作，各单位负责具体实施工作。第二章 岗位设置及职责第四条 各单位应根据工作及人员情况，设专职或兼职人员负责会计电算化工作，定岗定员，保持相对稳定。第五条 电算专管员必须精通财会业务，并且负责以下工作：一、制定本单位会计电算化管理办法；二、监督会计电算化有关管理制度的执行情况；三、对财会软件进行日常维护；四、保证计算机软件和硬件的财产安全；五、控制会计软件的运行；六、对操作人员进行日常管理；七、负责财会软件的学习、应用和推广；八、负责组织系统内操作人员的培训工作。第六条 各单位必须对操作人员的上机、密码和使用权限进行严格管理，建立相应的操作管理制度。与会计业务无关人员，没有经过上机培训人员不得作为操作人员。第七条 操作人员应严格按照操作规范使用计算机和财会软件，发现问题及时上报，不得自行修改。第八条 操作人员的密码应当严格保密；更换操作人员或密码泄密后，必须及时更改密码。第九条操作人员如果离开工作现场，必须在离开前退出财会程序，防止其他人员越权操作。第三章 电算记账的规则第十条 严格按照财务制度、会计制度和软件程序，以及总公司的有关统一规定，进行业务处理。第十一条 总公司对财会软件的使用实行统一管理，未经总公司同意，各单位不得随意使用其他财会软件。第十二条 总公司负责设置一、二级会计科目。二、三级科目各单位可根据具体情况增设。第十三条 为确保电算记账准确、高效，记账过程中实行三审制，即事前审核、事中审核、事后审核。第十四条 记账凭证原则上由手工填制，如果据以填制记账凭证的原始凭证已输入计算机或可从机内现有账簿中计算生成记账凭证所需数据，记账凭证方可由计算机打印输出，代替手工记账凭证；这时须由操作员、复核员、主管员共同签章，并按规定装订成册，做为会计档案保存。第十五条 出纳人员、程序设计人员不得兼任凭证录入工作。第十六条 已输入总账、明细账的数据，如有差错，均须另编补充凭证或负数冲正凭证，重新输入；如原始凭证是正确的，操作员输入错误应在输入的更正凭证中注明实际输入数据的更正内容，包括原始的日期、编号及错误原因。第十七条 存在计算机软盘或硬盘内的各种账册，在未打印成文本输出之前，应视同会计档案妥善保存，并应留有副本。